Gestão

Produtividade

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O relógio do escritório marcava 21h17. “Por hoje já chega!” pensou Nuno. Outro dia de intenso de trabalho na sua empresa tinha chegado ao fim, e mais uma vez Nuno estava com aquela sensação de que não tinha sido produtivo. “É certo que não parei o dia todo! Fiz 2 reuniões, uma com a equipa de marketing, outra com um cliente. Respondi a uma dúzia de e-mails…mas estou com a sensação que ainda tenho mais trabalho que no dia anterior. Será que não estou a ser produtivo? Como posso medir a minha produtividade e a da minha empresa?”, matutava Nuno no regresso a casa.

Desde logo, importa saber medir a Produtividade. Antes de melhorar a Produtividade, temos que ter a capacidade de a medir, pois só sabendo qual a nossa Produtividade atual, poderemos avançar com medidas para a melhorar. Num contexto empresarial, medir a Produtividade, seja da organização no seu conjunto, seja de cada elemento que nela trabalha, permite analisar a sua eficácia e a sua eficiência. Importa distinguir estes dois conceitos. Utilizemos o exemplo de um autocarro que parte de Lisboa em direção ao Porto. Eficácia é chegar ao destino pretendido, isto é, à cidade do Porto. Eficiência é fazê-lo de forma a consumir o mínimo de recursos possível. Dito de outra forma, o autocarro pode escolher vários caminhos possíveis para chegar ao Porto. E chegando lá, foi eficaz. No entanto, apenas um deles é o caminho eficiente, por ser o mais rápido e/ou mais curto e permitir, por exemplo, um menor consumo de combustível.

A “Produtividade” baseia-se nestes dois conceitos, procurando avaliar o quão somos eficazes (atingimos os nossos objetivos) e eficientes (gastando a menor quantidade de recursos possível – tempo, dinheiro, energia, etc.).

Medir a Produtividade passa, entre outras coisas, por: a) Definir uma unidade de medida (pode ser monetária – o montante recebido; a margem de lucro, ou quantitativa – o número de bens produzidos, de chamadas atendidas, de serviços contratados, etc.; b) Escolher um intervalo de tempo (uma hora, um dia, uma semana, um mês, um trimestre, um ano, etc.); c) Medir o resultado de cada tarefa (registar os seus resultados consoante a medida e o tempo escolhidos – X bens produzidos por hora, por exemplo); d) Definir o tempo-padrão de cada tarefa (após o passo anterior, ao fim de algum tempo é possível definir tempos-padrão para cada tarefa; isto permitirá registar e analisar os desvios de tempo ocorridos com determinado colaborador ou tarefa); e) Calcular a Produtividade do trabalho (considere-se os resultados obtidos durante o período de tempo escolhido e divida-se os mesmos pelo número de horas de trabalho que foram gastas para obter esses resultados; exemplo: se um colaborador atendeu 120 clientes numa semana de trabalho – uma semana corresponde a 40 horas de trabalho – então ele atendeu em média 3 clientes/hora).

Para além dos aspetos quantitativos, existem também os aspetos qualitativos. Utilizando o exemplo do número de clientes atendidos, importa não só analisar a quantidade de atendimentos, mas também a qualidade desse atendimento. Em determinadas situações, o fator qualitativo será certamente o mais relevante.
Após implementar um sistema de medição da Produtividade, baseado em critérios rigorosos e adequados a cada realidade, naturalmente que o passo seguinte será procurar aumentar a produtividade da organização.

Vejamos algumas medidas que podem ser implementadas:

a) Identificar as falhas (analisar todos os processos internos, com o intuito de encontrar as ineficiências);

b) Investir na formação (fomentar as equipas de trabalho a aprenderem novas formas de desenvolver as suas tarefas, que sejam mais eficientes, mais produtivas, e mais motivadoras);

c) Manter canais de comunicação internos (é preciso saber o que se passa com os colaboradores da empresa e comunicar com estes);

d) Repensar estratégias (pode ser necessário repensar os métodos de trabalho aplicados para aumentar a motivação e a Produtividade; as melhorias podem passar por trabalhar a partir de casa em determinados dias, quando o trabalho o justificar, envolver os trabalhadores na definição de estratégias da empresa ou organizar o trabalho segundo a gestão de objetivos pessoais).

Não raras vezes se diz que os Portugueses não são produtivos. Não concordo. Não tenho de todo essa experiência. Tenho trabalhado com pessoas de outras nacionalidades, e sinceramente não descortinei uma capacidade de trabalho superior à nossa. Estou totalmente convicto que somos tão ou mais produtivos que os restantes. Falta-nos apenas sermos mais organizados e metódicos. Em contraponto, temos uma capacidade criativa e uma flexibilidade que, amiúde, é elogiada por quem vem de fora.

Podemos e devemos melhorar o nível de produtividade? Claro que sim. Todos nós. Nas empresas, mas instituições, no Estado. Em todos os aspetos da nossa sociedade podemos fazer mais e melhor.

Até breve!

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CEO da UWU Solutions / Consultor / Docente

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